О надлежащем оформлении документов
Уважаемые господа!
На сегодняшний день между Обществом с ограниченной ответственностью «Юнайтед Стадз Компани» и нашими клиентами установились надежные партнерские отношения. Однако, не всегда документация, сопровождающая оборот товара между нашими организациями, оформляется надлежащим образом. При приемке товара на складе Грузополучателя не проставляется полностью наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, не предоставляются документы, подтверждающие полномочия этих лиц, не делается расшифровка подписи лиц, принявших товар. В случае самовывоза на склад Грузоотправителя для получения товара направляется лицо, не имеющее полномочий на приемку товарно-материальных ценностей.
В соответствии со статьей 9 Налогового кодекса Российской Федерации, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать обязательные реквизиты.
Для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом применяется первичный учетный документ – товарно-транспортная накладная (1-Т), форма и правила составления утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 и товарная накладная (ТОРГ-12) по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.98 N 132.
Заполнение всех предусмотренных формами реквизитов является обязательным при операциях по движению ТМЦ и перевозках их автомобильным транспортом. Просим Вас при приемке товара от ООО «Юнистад» в соответствующих разделах накладных заполнять все необходимые графы.
В случае выборки товаров на складе Поставщика (самовывоз), необходимо предоставлять оригинал доверенности на приемку груза.
Доверенность должна быть оформлена с соблюдением требований действующего законодательства. В соответствии со ст. 185 ГК РФ, доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации. Здесь необходимо отметить, что на доверенности проставляется ОСНОВНАЯ печать организации. Не допускается применение печатей «для документов» и т.д. Доверенность представляется уполномоченным лицом в ОРИГИНАЛЕ. Предоставление копий не допускается. Инструкцией Минфина СССРот 14.01.1967 г. № 17 определен порядок выдачи доверенностей на получение ТМЦ.
Складские площади ООО «Юнистад» расположены на территории завода им. Я.М.Свердлова - режимного объекта со строгой пропускной системой. С 01 июля 2011 года допуск на территорию автотранспортных средств для погрузки в ООО «Юнистад» без оригинальной доверенности на получение ТМЦ осуществляться не будет.
Наряду с этим, для упорядочения документооборота между нашими компаниями, просим Вас в срок до 10 июля 2011 года подписать и направить в наш адрес следующие документы:
- дополнительное соглашение к договору поставки товаров (прилагается), определяющее образцы печатей и штампов, используемых Вашей организацией при приемке товаров,
- список лиц, уполномоченных на приемку ТМЦ в месте нахождения грузополучателя с приложением копий приказов (либо доверенностей), устанавливающих передачу таких полномочий.
Просим Вас соблюдать приведенные выше требования во избежание недоразумений при получении товара со склада ООО «Юнистад».
С уважением,
Исполнительный директор ООО “Юнистад” С.Ю.Колобов
Оригинал письма
Вы можете ознакомиться с оригиналом письма (откроется в новом окне).
